Skroutz "Behind the scenes" - 8 εργαλεία που χρησιμοποιούμε στο Skroutz

Εάν δεν έχει τύχει μέχρι τώρα να ακούσεις ή να διαβάσεις για το Skroutz Awesome Factory, θα ξεκινήσω με τη διαπίστωση ότι ο χώρος που δουλεύουμε, είναι ένα εντυπωσιακό, ευχάριστο και λειτουργικό εργασιακό περιβάλλον. Όταν πρωτοήρθα στην ομάδα του Skroutz, ήμασταν μόλις 35 άτομα. Δεν είχαμε μάλιστα μεταφερθεί ακόμη στα σημερινά μας γραφεία, όμως έκτοτε μεγαλώνουμε με γοργούς ρυθμούς και πλέον έχουμε γίνει πάνω από 100.

Για το λόγο αυτό, αναζητάμε συνεχώς νέους τρόπους συνεργασίας, ώστε να κάνουμε την καθημερινότητά μας πιο παραγωγική, να βελτιώσουμε τη μεταξύ μας επικοινωνία και να καταστρώνουμε πιο αποτελεσματικά τα μελλοντικά μας σχέδια. Μάλιστα, το Skroutz πλέον έχει βγει και εκτός συνόρων, με το Alve στην Τουρκία και πολύ σύντομα με το Scrooge στην Αγγλία, κάτι που κάνει ακόμη πιο αναγκαία την ύπαρξη τεχνολογικών λύσεων και εργαλείων, που μας επιτρέπουν να δουλεύουμε από απόσταση και να συντονιζόμαστε με τους συναδέλφους μας στις άλλες χώρες.

Ας δούμε, λοιπόν, 8 εργαλεία που χρησιμοποιούμε στο Skroutz:

Trello

To Trello είναι ένα φανταστικό και ευέλικτο εργαλείο διαχείρισης ενός project, που κάνει τη ροή της συνεργασίας μεταξύ των ομάδων πιο εύκολη πιο αποτελεσματική. Βασίζεται στη λογική ενός πίνακα (board) με λίστες σε οριζόντια διάταξη, ώστε με μια γρήγορη ματιά να μπορείς να δεις όλη την εξέλιξη των εργασιών και τους εμπλεκόμενους. Οι κάρτες στα boards του Trello είναι σαν ψηφιακά post-its, τα οποία μπορείς να τα αναζητήσεις, να τα μοιραστείς και να τα ενσωματώσεις σε πολλά άλλα σημεία στον Η/Υ σου. Οι δυνατότητες και οι επιλογές παραμετροποίησης του Trello, πραγματικά μας λύνουν τα χέρια στο Skroutz. Για το προγραμματιστικό κομμάτι –που προσωπικά δεν το κατέχω- έχει γράψει ο Γ. Χατζηγεωργίου το “How we manage to manage” και τον καταλυτικό ρόλο που έπαιξε το Trello στα πρώτα μας βήματα.

Η χρησιμότητα ενός τέτοιου εργαλείου είναι προφανής: σήμερα, κάπου μεταξύ agile πρακτικών, scrum projects και των τριών χωρών όπου δραστηριοποιούμαστε, το Trello έχει γίνει αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητάς μας. Αναμενόμενα κάθε ομάδα έχει δικά της boards (π.χ. devs, user team, PR & marketing, sales, content, QA & support, HR, διαφήμιση, design) και ορισμένα που είναι κοινά για όλους. Στα πιο δημοφιλή ανήκουν τα σχετικά με το design, το brainstorming ιδεών και λειτουργιών και το support της σελίδας. Μην παραλείψω το all-time classic “Life in Skroutz”, όπου βρίσκονται όλα τα μυστικά για τους newcomers στην εταιρεία! 

Tip: Εκτός από ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο οργάνωσης στη δουλειά, το Trello μπορεί να γίνει σύμμαχος σε πολλές πτυχές της ζωής μας: τις προσωπικές μας υποχρεώσεις, έναν γάμο ή κάποιο μεγάλο project για το σπίτι, τα ταξιδιωτικά μας πλάνα, τους στόχους μιας οικογένειας, τη μελέτη για τις εξετάσεις του πανεπιστημίου ή τις εργασίες στη σχολή κ.λ.π.

Εν ολίγοις, τo Trello είναι από αυτά τα λίγα apps που από τη στιγμή που θα το χρησιμοποιήσεις θα το ερωτευτείς, κι όσο περισσότερο το μαθαίνεις, τόσο πιο απαραίτητο θα σου γίνει. Δοκιμάσέ το και θα με θυμηθείς!

Εάν σε “έψησα” να το δοκιμάσεις, εδώ θα δεις πώς να χρησιμοποιήσεις το Trello σαν επαγγελματίας και μερικά εμπνευσμένα boards που μπορείς να κάνεις copy στο δικό σου account.

Slack

To Slack συστήνεται με το motto “Be Less Busy” και είναι ένα πολυμήχανο messaging application. Εάν παρακολουθείς το χώρο της τεχνολογίας και των startups, θεωρώ κάπως απίθανο να μην έχεις ακούσει ήδη για το Slack, αλλά στην περίπτωση που το μαθαίνεις για πρώτη φορά από εμένα, το περιγράφω εν συντομία.

Είναι, λοιπόν, κι αυτό ένα software επικοινωνίας για μια εταιρεία ή για ομάδες εργασίας. Το χαρακτήρισα ως πολυμήχανο, διότι πρακτικά τα κάνει όλα και συμφέρει: επιτρέπει την άμεση επικοινωνία της ομάδας με τις αρετές και τις τσαχπινιές που παρέχει ένα instant messaging app (δηλαδή emoticons, mentions, direct messages, private κανάλια κ.λπ.), ενώ ταυτόχρονα προσφέρει τεχνικά integrations που βρίσκεις σε λίγες παρόμοιες λύσεις.

Στο Skroutz χρησιμοποιούμε το Slack κάθε μέρα και όλη μέρα. Υπάρχουν κανάλια συζητήσεων (channels) ανά θεματική ενότητα ή ανά ομάδα, ώστε να τμηματοποιούμε τις συνομιλίες και να πετυχαίνουμε καλύτερη διαχείριση και επίλυση των προβλημάτων. Το βασικότερο είναι ότι γλιτώνουμε τα ατελείωτα e-mails κι ότι υπάρχει ένα κοινό σημείο επαφής για όλη την ομάδα. Όλοι μπορούν ελεύθερα να παρακολουθήσουν και να συμμετέχουν, χωρίς να χρειάζεται να ελέγχουν κάθε τρεις και λίγο το inbox τους ή/και διαφορετικές εφαρμογές.

Tip: Φυσικά εκτός από την “chatty” φύση του, το Slack παρέχει πολλές ακόμη ευκολίες, όπως τη δυνατότητα να μοιράζεσαι απευθείας αρχεία και εικόνες μέσα στη ροή των συζητήσεων, να αναζητάς στο αρχείο παλαιότερα threads και πάνω από 80 integrations με άλλες υπηρεσίες.

Από προγραμματιστική άποψη, είμαι σίγουρος ότι έχει περισσότερο ενδιαφέρον στο τι μπορείς να κάνεις, αλλά εγώ ξέρω ότι στο Skroutz το πρώτο πράγμα που κάνει κάποιος το πρωί, είναι να πει μια καλημέρα στο Slack απευθυνόμενος και στους 100 από εμάς!

Google Services (Analytics, Webmaster Tools, Drive, Gmail, Calendar & Alerts)

Εντάξει, εδώ θα μου επιτραπεί να «κλέψω» λίγο, γιατί δεν μιλάμε για μία εφαρμογή, αλλά περισσότερο για την πολυσχιδή σουίτα εργαλείων της Google. Δεν είναι μυστικό ότι η Google ξέρει να φτιάχνει διαισθητικά και εύχρηστα εργαλεία, κι έτσι δε νοείται μία εταιρεία τεχνολογίας να μην πατάει έστω και λίγο σε κάποια από αυτά τα πανίσχυρα services.

Τα πιο πολλά σας είναι γνωστά και στο Skroutz κάθε ομάδα αξιοποιεί διαφορετικά την κάθε εφαρμογή, ίσως με το Google Drive να είναι το αγαπημένο των περισσότερων για τις ιδιότητες του live-editing, το διαμοιρασμό των αρχείων και την πρόσβαση από παντού. Ας δούμε συνοπτικά ποια services προτιμάμε εμείς:

  • Analytics: Δεν είναι τυχαία πρώτο. Το Skroutz είναι μια ιστοσελίδα με πάνω από 4,5 εκατομμύρια επισκέπτες κάθε μήνα, επομένως αντιλαμβάνεται κανείς τη σημασία του να μπορείς να έχεις στα χέρια σου αναλυτικά στατιστικά για την κίνηση του site.
  • Webmaster tools: ο «μάστερ» του Διαδικτύου, ο δεύτερος πολυτιμότερος σύμβουλος σε ότι έχει να κάνει με θέματα keyword search, SEO, σχετικότητας των αναζητήσεων και το μοτίβο με το οποίο ψάχνουν οι χρήστες μας.
  • Drive: To Drive είναι σαν μια παλιά συνήθεια που δεν μπορείς να την αλλάξεις. Ξεκίνησε από την ανάγκη να δημιουργούμε, να αποθηκεύουμε και να μοιραζόμαστε αρχεία και έγγραφα και παρόλο που στην αγορά πλέον υπάρχουν παρόμοιες ή ενδεχομένως και καλύτερες λύσεις, δεν αφήνουμε την «παλιά αγάπη».
  • Gmail: Φυσικά στο Skroutz καθένας έχει το δικό του e-mail με το domain name @skroutz.gr, όμως το Gmail παραμένει αγαπημένη εναλλακτική. Θέλεις λίγο το ότι προσφέρει δωρεάν ένα απ’ τα μεγαλύτερα inboxes, λίγο ότι έχεις single sign-in στα Google services, το Gmail παραμένει ένα από τα πιο χρήσιμα apps και σε εταιρικό περιβάλλον.
  • Calendar: Με τόσα λειτουργικά και τόσες διαφορετικές συσκευές, είναι ίσως το μόνο calendar που διασυνδέεται απροβλημάτιστα με όλα. Το απόλυτο ημερολόγιο για τις συναντήσεις μας με τα e-shops, τα meetings των ομάδων, τις συνεντεύξεις και τα ραντεβού μας.
  • Alerts: Τo άφησα για το τέλος, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι υπολείπεται σε σημαντικότητα. Οι ειδοποιήσεις της Google είναι ένας μικρός «κατάσκοπος», που τον προσαρμόζεις στα μέτρα σου και τον εκπαιδεύεις να σαρώνει όλο το Διαδίκτυο μαζεύοντας τις πληροφορίες. Εμείς (στο PR & marketing) τα χρησιμοποιούμε για να εντοπίζουμε αναφορές στο Skroutz, ειδήσεις Ηλεκτρονικού Εμπορίου και γενικώς θέματα τεχνολογίας, startups και επιχειρηματικότητας.

GitHub

Εδώ μάλλον, προσωπικά, πέφτω σε «αχαρτογράφητα» νερά, αλλά εάν είσαι προγραμματιστής το GitHub δε χρειάζεται συστάσεις. Εάν πάλι είσαι σαν κι εμένα, άνθρωπος της επικοινωνίας και «κοινός θνητός» στον κόσμο των Η/Υ, τότε μια γρήγορη ματιά εδώ ίσως σε κατατοπίσει λίγο.

Το GitHub είναι στην πρώτη γραμμή της ανάπτυξης μιας μεγάλης ιστοσελίδας όπως το Skroutz. Σε ένα προγραμματιστικό περιβάλλον πολλαπλών εργαλείων, με τους developers να δουλεύουν ταυτόχρονα σε μία βάση κώδικα, το GitHub βοηθάει να συντονίζονται οι ρόλοι και να γίνονται όλα πιο γρήγορα και με μικρότερες πιθανότητες λάθους.

Επειδή πραγματικά δεν είμαι ο κατάλληλος άνθρωπος να εξηγήσω πόσα πράγματα κάνουμε στο Skroutz με το GitHub, θα μείνω σε 3 βασικά ζητήματα τα οποία τουλάχιστον είναι εύκολο να αντιληφθεί κανείς: 1) η διόρθωση bugs και η βελτίωση του κώδικα της ιστοσελίδας σε καθημερινή βάση, 2) ο έλεγχος των αλλαγών στον κώδικα πριν ενσωματωθούν στο master (pull requests) και τέλος, 3) η επισήμανση σημαντικών ζητημάτων που πρέπει να επιλυθούν ή milestones στο ιστορικό ύπαρξης του Skroutz.

Tip: Παρόλο που το GitHub είναι μέρος της καθημερινότητας των προγραμματιστών, φήμες λένε πως μπορεί να είναι εξίσου χρήσιμο για έναν συγγραφέα ή content creator (όπως εμάς τους ανθρώπους του PR & marketing). Ωστόσο, ακόμη ελέγχονται ως προς την ακρίβειά τους...

Earth

Κανείς δεν αρνείται ότι οι 3rd party εφαρμογές είναι εξαιρετικά χρήσιμες. Είναι όμως δυνατόν με τόσους μηχανικούς και προγραμματιστές στο Skroutz, να μην έχουμε δημιουργήσει και τα δικά μας εργαλεία;

Έτσι, λοιπόν, η αρχή και το τέλος όλων των πραγμάτων στο Skroutz είναι η δική μας Γη, το εσωτερικό διαχειριστικό μας σύστημα που αποκαλείται Earth και μας καλωσορίζει στην κεντρική του οθόνη με το “Who let the dogs out?”. Το Earth είναι ένα πραγματικά ογκώδες σύστημα διαχείρισης, μέσα από το οποίο οι ομάδες διεκπεραιώνουν όλες τις εργασίες που απαιτούνται για να δουλεύουν σωστά το Skroutz, το Alve και το Scrooge.

Για να έχετε μια εικόνα, μερικές από τις πιο συνηθισμένες καθημερινές ανάγκες που εξυπηρετεί το Earth στην περίπτωση του www.skroutz.gr, είναι η οργάνωση, ο έλεγχος και η ταξινόμηση των σχεδόν 10 εκατομμυρίων προϊόντων που φιλοξενεί η σελίδα, η CRM εξυπηρέτηση και η επικοινωνία με τα πάνω από 1.600 e-shops, ο ποιοτικός έλεγχος του περιεχομένου που δημιουργούν οι επισκέπτες μας (όπως τα reviews και οι συζητήσεις των προϊόντων) η δημιουργία του PR περιεχομένου (όπως τα blog posts, οι ανακοινώσεις και τα δελτία Τύπου) και τέλος, φυσικά, η συλλογή χρήσιμων στατιστικών και στοιχείων για τη βελτίωση της σελίδας.

Όπως ο κόσμος γυρίζει γύρω από τον πλανήτη, έτσι και το Skroutz γυρίζει γύρω από τη δική του Γη!

Aleka

Ένα ακόμη δικό μας εφεύρημα είναι η Aleka, που κάνει «καριέρα» στο Skroutz από τα πρώτα βήματα της εταιρείας. Ουσιαστικά, πρόκειται για ένα εργαλείο όπου αποθηκεύονται όλες οι πληροφορίες και τα στοιχεία των μελών της ομάδας. Η Aleka εκτελεί κατά κάποιο τρόπο χρέη «γραμματέας», εξ’ ου και το όνομα.

Στη σελίδα κάθε ομάδας του Skroutz μέσα στην Aleka, περιγράφονται τα βασικά tasks με τα οποία ασχολείται η εκάστοτε ομάδα, ποια μέλη ανήκουν σε αυτήν, ποιος είναι ο team leader, τα στοιχεία επαφής (e-mail και το κανάλι στο Slack) και φυσικά υπάρχει το δικό της ξεχωριστό avatar! Για κάθε μέλος της ομάδας υπάρχει και τo αντίστοιχο προσωπικό προφίλ, με στοιχεία επαφής και τα social networks, καθώς επίσης και πληροφορίες που καθένας επιθυμεί να μοιραστεί με τους συναδέλφους.

Εδώ μπορεί κάποιος να σκεφτεί ότι η δουλειά που κάνει η Aleka είναι σχετικά απλοϊκή. Αν αναλογιστούμε όμως ότι “δουλεύει” για 100 άτομα και η ομάδα μεγαλώνει συνεχώς, δεν είναι καθόλου αμελητέα η συνεισφορά της υπηρεσίας στην οργάνωση μας. Μάλιστα, στα μελλοντικά πλάνα είναι να αναλάβει επιπλέον καθήκοντα, όπως να οργανώνει τις άδειές μας, το μενού για το καθημερινό φαγητό και όλα τα σχετικά με τη ζωή στην εταιρεία.

Σκεφτείτε πόσο χρήσιμη είναι η Aleka για έναν νέο συνάδελφο που εντάσσεται στο Skroutz και από την πρώτη ημέρα μπορεί να μάθει πολλά πράγματα για όλους μας, χωρίς να μας ρωτάει έναν-έναν…

Ask

Το Ask φτιάχτηκε από την ομάδα internal tools και είναι το μέρος όπου όλοι μπορούμε να ψάχνουμε απαντήσεις σε ερωτήματα που σχετίζονται με την εταιρεία, τον τρόπο που λειτουργούν τα πράγματα και τη ζωή στο Skroutz. Το interface είναι ιδιαίτερα απλό: ένα πεδίο αναζήτησης που επιτρέπει να ψάχνεις σε ήδη καταχωρημένα και απαντημένα ερωτήματα και φυσικά ένα πεδίο για να υποβάλλεις μια νέα ερώτηση.

Όταν γίνει μια νέα ερώτηση, το Ask «ειδοποιεί» τις υπόλοιπες υπηρεσίες που χρησιμοποιεί η ομάδα, δηλαδή το Trello, το Slack, το GitHub και το Wiki μας. Με αυτόν τον τρόπο, όλο και κάποιος «παλαιότερος» που γνωρίζει, θα βρεθεί να μας λύσει την απορία.

Το Ask είναι ένα σχετικά απλό εργαλείο με σημαντικό όμως ρόλο, αφού συγκεντρώνει όλες τις πιθανές απορίες ή ερωτήσεις σε ένα σημείο. Αποτελεί, δηλαδή, μια βάση γνώσης για το Skroutz, για τον εύκολο και γρήγορο εντοπισμό των απαραίτητων πληροφοριών. Τι πιο βολικό από το να έχεις το δικό σου προσωπικό σύμβουλο, διαθέσιμο στον Η/Υ σου;

Insights (Kibana)

Θα κλείσω με το Insights ή Kibana όπως μου αρέσει περισσότερο να το αποκαλώ. Είναι μεν ένα αρκετά τεχνικό εργαλείο που βασίζεται στο ElasticSearch, ωστόσο οι προγραμματιστές της ομάδας έχουν βάλει τόσο κόπο και τόση δουλειά σε αυτό, που δε θα μου το συγχωρούσαν εάν το παρέλειπα από τη λίστα. Μάλιστα, ο τρόπος με τον οποίο έχουμε αξιοποιήσει τις δυνατότητες που προσφέρει αυτή η λύση για ένα site όπως το Skroutz (με 12.000.000 επισκέψεις/visits κάθε μήνα), έχει φιλοξενηθεί ως case study άρθρο στο blog του ElasticSearch.

Δεν θα σας κουράσω με τα τεχνικά, αφενός γιατί προσωπικά δεν τα κατανοώ πλήρως κι αφετέρου γιατί δεν αφορούν τον κοινό χρήστη του Web. Εάν βέβαια ανήκετε στην τάξη των προγραμματιστών, σίγουρα μια ανάγνωση στο παραπάνω blog post του Νίκου, θα σας δώσει μια γεύση από τη «μαγεία» του development team μας.

Το Kibana, λοιπόν, είναι ένα εντυπωσιακό dashboard συλλογής και απεικόνισης χρήσιμων στοιχείων για τη συμπεριφορά των επισκεπτών της σελίδας μας. Δεδομένα και πολύτιμες πληροφορίες, όπως clicks και views προϊόντων, χρήση των φίλτρων, όροι αναζήτησης, απόδοση των κατηγοριών και των σελίδων των προϊόντων κ.λ.π., τα οποία η ομάδα αναλύει διεξοδικά.

Για κάθε ομάδα το Kibana προσφέρει διαφορετικού είδους insights. Το γεγονός είναι πως αποτελεί ένα πανίσχυρο εργαλείο, το οποίο φτιάχτηκε από εμάς και μας δίνει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στο να κάνουμε το Skroutz ακόμη καλύτερο.

Αντί επιλόγου

Τα παραπάνω είναι μόνο ένα μέρος του «οπλοστασίου» των εργαλείων που χρησιμοποιούμε στο Skroutz. Όπως είναι φυσικό, σε μια πολυπληθή ομάδα υπάρχει ποικιλομορφία στο τι προτιμά ο καθένας για τη δουλειά του και μάλιστα στο Skroutz αυτή η ελευθερία επιλογής εφαρμόζεται και σε άλλους τομείς, όπως π.χ. στο πιο λειτουργικό σύστημα θα χρησιμοποιήσεις, εάν θα δουλεύεις με desktop ή laptop, αν θα είσαι remote κ.λ.π.

Στο τέλος της ημέρας, όπως ανέφερα ξεκινώντας το post, εκτός από το εξαιρετικό εργασιακό περιβάλλον, διαπιστώνει κανείς πως πέρα από τον ίδιο το χώρο, έχει μεγάλη σημασία να έχεις στη διάθεσή σου εργαλεία που συμβάλλουν στην ομαδική συνεργασία, τη δημιουργικότητα και την παραγωγικότητα. Κι εμείς στο Skroutz, πάντα ψάχνουμε τρόπους να συνεργαστούμε καλύτερα και να μάθουμε νέα πράγματα.

Εάν έχετε κάποια άλλη πρόταση για κάποιο εργαλείο ή εφαρμογή που πρέπει να δοκιμάσουμε, αφήστε ένα σχόλιο!

Ποιοι είμαστε

Offices

Η Skroutz Α.Ε. ιδρύθηκε το 2005 και δραστηριοποιείται στην ανάπτυξη καινοτόμων υπηρεσιών τεχνολογίας, δημιουργώντας πρωτοποριακές πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου και ιστοσελίδες υψηλής απόδοσης.

Με έδρα την Αθήνα, η Skroutz Α.Ε. είναι το κορυφαίο digital brand πίσω από τη δημιουργία και την εξέλιξη των δυνατοτήτων της πρωτοποριακής μηχανής αναζήτησης και σύγκρισης τιμών και προϊόντων www.skroutz.gr. Η εταιρεία παρέχει ένα εύρος χρηστοκεντρικών λύσεων λογισμικού και πλατφόρμων ηλεκτρονικού εμπορίου αξιοποιώντας νέες τεχνολογίες και μεθοδολογίες, που αναδεικνύουν το πάθος του ανθρώπινου δυναμικού της.

Author

Communications & Marketing Director στο Skroutz.gr. Επικοινωνιολόγος μέχρι το κόκκαλο, παθιασμένος με την τεχνολογία κι οτιδήποτε ψηφιακό.