Ως Επαγγελματίες πάντα ψάχνετε την ιδανική λύση, ώστε να καλύψετε τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Εδώ θα βρείτε τις βασικές πληροφορίες που χρειάζεστε σχετικά με την αγορά Ταμειακής Μηχανής, είτε δραστηριοποιείστε χρόνια στο χώρο, είτε κάνετε τα πρώτα σας βήματα. Φυσικά, πριν πάρετε οποιαδήποτε απόφαση θα πρέπει να συμβουλευτείτε τον λογιστή σας, καθώς είναι ο πλέον αρμόδιος για να σας καθοδηγήσει αλλά και να σας εξηγήσει τις τεχνικές φορολογικές λεπτομέρειες.

Το Α-Ω:

Το βασικότερο στοιχείο που θα σας οδηγήσει στην αγορά της καταλληλότερης ταμειακής μηχανής, είναι η φύση της επιχείρησής σας. Συνεπώς, δεν μπορούμε να πούμε πως υπάρχουν καλές και κακές ταμειακές μηχανές, αλλά μηχανές που ταιριάζουν άρτια στην δική σας επιχείρηση και τις ανάγκες που καλείστε να καλύψετε.

Πώς Επιλέγω Ταμειακή Μηχανή;

1. Αριθμός Ημερήσιων Αποδείξεων

Ο αριθμός των αποδείξεων που κόβετε καθημερινά είναι μία παράμετρος που θα πρέπει να λάβετε υπόψη. Οι ταμειακές μηχανές, ανάλογα με την χρήση για την οποία προορίζονται, χωρίζονται στις οικονομικές, στις μεσαίας κατηγορίας και στις ταμειακές μηχανές υψηλών απαιτήσεων. Οι οικονομικές ταμειακές μηχανές, των οποίων οι τιμές κυμαίνονται περίπου από 250€ έως 300€, προορίζονται για ελαφριά χρήση, δηλαδή για επιχειρήσεις που δεν κόβουν περισσότερες από 30-40 αποδείξεις καθημερινά (π.χ. Γυμναστήρια, Κτηνιατρεία). Οι ταμειακές μηχανές μεσαίας κατηγορίας, των οποίων οι τιμές κυμαίνονται περίπου από 300€ έως 360€, προορίζονται για επιχειρήσεις που κόβουν αποδείξεις σε μεγάλη συχνότητα κατά τη διάρκεια της ημέρας (π.χ. Περίπτερα, Καταστήματα Ρουχισμού, Κρεοπωλεία). Σε σύγκριση με τις οικονομικές μηχανές, διαθέτουν πιό ανθεκτικά υλικά και πληκτρολόγιο, αλλά και ταχύτερο εκτυπωτή. Τέλος, για μεγάλες επιχειρήσεις (π.χ. Super Market, Εστιατόρια) προτείνεται η αγορά των ταμειακών μηχανών υψηλών απαιτήσεων, των οποίων το κόστος ξεκινάει περίπου από 370€. Το κύριο πλεονέκτημά τους σε σύγκριση με αυτές της μεσαίας κατηγορίας αφορά την δυνατότητα σύνδεσης με περισσότερες συσκευές (π.χ. Εκτυπωτές, Barcode Scanners, Οθόνες).

2. Αντοχή Μηχανής Σε Δύσκολες/Απαιτητικές Συνθήκες

Εάν η επιχείρησή σας λειτουργεί σε καθημερινή και 24ωρη βάση (π.χ. Πρατήριο Καυσίμων, 24ωρη Κρεπερί κ.ο.κ.) τότε η υγρασία και οι αυξομειώσεις της τάσης του ρεύματος – συνδυαστικά με την αδιάκοπη λειτουργία της ταμειακής μηχανής– είναι ο μεγαλύτερος εχθρός σας. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να ανατρέξετε και να προτιμήσετε κάποιο μοντέλο με δυνατότητα λειτουργίας με μπαταρία και σίγουρα να το συνδυάσετε με UPS, ώστε να εξασφαλίσετε πως δεν θα μείνετε χωρίς ταμειακή μηχανή σε περίπτωση πτώσης του ρεύματος.

3. Μέγεθος Μπαταρίας

Η συγκεκριμένη παράμετρος ισχύει κυρίως σε περιπτώσεις υπαίθριας αγοράς (π.χ. Ταμειακές μηχανές για Λαϊκή Αγορά, Καντίνα) αλλά και σε περιοχές με συχνές διακοπές ρεύματος (π.χ. τα νησιά την καλοκαιρινή περίοδο). Συνεπώς, προτού προβείτε σε αγορά, μην ξεχάσετε να ρωτήστε πόσες ώρες διαρκεί η μπαταρία μέχρι να χρειαστεί φόρτιση. Προσοχή! Παρόλο που μία ταμειακή μηχανή ενδέχεται να λειτουργεί και με μπαταρία, πιθανόν να μην αρκεί ώστε να καλύψει τις ανάγκες σας εάν αυτές είναι αυξημένες. Σε περίπτωση που ψάχνετε ταμειακή μηχανή για υπαίθρια χρήση, τότε πρέπει να ανατρέξετε σε φορητές ταμειακές μηχανές με ειδική άδεια έγκρισης (από το Υπουργείο Οικονομικών) για χρήση σε υπαίθριες αγορές.

4. Δυνατότητα Σύνδεσης με Περιφερειακές Συσκευές

Εάν η φύση της επιχείρησής σας “γεννά” μεγαλύτερες απαιτήσεις και απαιτεί την συνύπαρξη πολλαπλών μηχανημάτων, τότε θα πρέπει να λάβετε σοβαρά υπόψη το συγκεκριμένο κριτήριο. Για μία μεγάλη επιχείρηση, π.χ. Σούπερ Μάρκετ, ενδεχομένως να απαιτείται να συνδέσετε μία ζυγαριά ή ένα barcode scanner ή και πολλαπλές οθόνες, ώστε να καλύψετε επαρκώς και τις δικές σας ανάγκες αλλά και αυτές του πελάτη σας. Δώστε προσοχή στις διαθέσιμες θύρες σύνδεσης (Ethernet, Serial, USB) ώστε να είναι συμβατές οι διασυνδέσεις των συσκευών μεταξύ τους, και επαρκείς ποσοτικά ώστε να καλύψουν τις ανάγκες σας και να μην βρεθείτε προ εκπλήξεων.

5. Υπηρεσία Service

Για το τέλος, αφήνουμε ένα άκρως σημαντικό κριτήριο αγοράς το οποίο δεν πρέπει να αγνοήσετε. Η αγορά της ταμειακής μηχανής ιδανικά θα πρέπει να πραγματοποιηθεί από κατάστημα το οποίο παρέχει αξιόπιστο και άμεσο service. Σίγουρα δεν επιθυμείτε να μείνετε χωρίς ταμειακή μηχανή ούτε στιγμή!

Χρήσιμες Πληροφορίες!

1. Ο κύκλος ζωής των ταμειακών μηχανών ορίζεται από την Φορολογική Μνήμη ή αλλιώς το “Ζ”. Κατά κύριο λόγο, μία μέση ταμειακή μηχανή κυμαίνεται μεταξύ 1800 και 2000 “Ζ”, δηλαδή περίπου 5,5 χρόνια εφόσον κάνετε χρήση 5-7 ημέρες την εβδομάδα.
2. Μία ακόμη παράμετρος είναι η λεγόμενη “Άδεια Καταλληλότητας”, η οποία διαρκεί 5+1 χρόνια από την στιγμή που το συγκεκριμένο μοντέλο λάβει άδεια έγκρισης από το Υπουργείο Οικονομικών. Η λήξη της άδειας καταλληλότητας σηματοδοτεί την παύση κατασκευής και πώλησης του μοντέλου από την κατασκευάστρια εταιρεία. Όμως, ο έμπορος έχει την δυνατότητα να πουλήσει το μοντέλο για 1 ακόμη χρόνο. Εάν είστε κάτοχος ταμειακής μηχανής, της οποία η άδεια καταλληλότητας πρόκειται να λήξει, δεν θα χρειαστεί να την αντικαταστήσετε, καθώς θα συνεχίσει να είναι λειτουργική. Για παράδειγμα, αν αγοράσατε το 2019 μία ταμειακή μηχανή που πήρε άδεια έγκρισης το 2016, τότε με την λήξη της άδειας καταλληλότητας θα σταματήσει να πωλείται, αλλά θα συνεχίσει να παρέχεται service και ανταλλακτικά για τους κατόχους. Συνεπώς, μία ταμειακή μηχανή που δεν έχει πωληθεί, αποσύρεται από τον κατασκευαστή με την λήξη της άδειας καταλληλότητας. Ο έμπορος δικαιούται να την πουλήσει για 1 επιπλέον έτος. Ενώ, αν η ίδια ταμειακή μηχανή έχει πωληθεί πριν λήξει η άδεια καταλληλότητας, τότε λειτουργεί κανονικά μέχρι να τελειώσει η Φορολογική της Μνήμη (δηλαδή τα “Ζ”).
3. Η ταμειακή μηχανή πρέπει να έχει ενσωματωμένο το πρόγραμμα σύνδεσης με το Taxis.
4. Οι Φορολογικοί Ηλεκτρονικοί Μηχανισμοί (ΦΗΜ) που δεν μπορούν να συνδεθούν online με την ΑΑΔΕ θα έχουν αποσυρθεί μέχρι τις 31/3/2021 (ΦΕΚ Β' 1751/07-05-2020) αφού δόθηκε εκ νέου παράταση από την αρχική ημερομηνία που έληγε στις 31/5/2020 (ΦΕΚ: 5830Β/30-12-2020).
5. Η κεντρική βίδα της μηχανής πρέπει να είναι σφραγισμένη με βουλοκέρι και μόνο εξουσιοδοτημένος τεχνικός δικαιούται να την αφαιρέσει.
6. Ελέγξτε το ταμπελάκι της μηχανής όπου αναγράφονται: ο αριθμός μητρώου της (ταυτοποίηση με την απόδειξη αγοράς), τα στοιχεία του κατασκευαστή και η έγκριση από το Υπουργείο Οικονομικών, ώστε να βεβαιωθείτε πως πρόκειται για πιστοποιημένη ταμειακή μηχανή.

Φορολογικοί Μηχανισμοί

Μία συσκευή που μπορεί να σας φανεί χρήσιμη και είναι παρεμφερής - ως προς κάποιες λειτουργίες της (π.χ. Εκτύπωση αποδείξεων) - με τις ταμειακές μηχανές, είναι ο φορολογικός μηχανισμός (ΕΑΦΔΣΣ).

Ποια είναι η χρησιμότητά τους;

1. Έκδοση Δελτίου Ημερήσιας Φορολογικής Αναφοράς Σήμανσης Στοιχείων (Έκδοση “Ζ”)
2. Έκδοση Δελτίου Ανάγνωσης Περιόδου Φορολογικής Μνήμης Ημερήσιων Συνόψεων (ΔΑΠΦΜΗΣ). Δηλαδή, έκδοσης “Ζ” για διαστήματα μεγαλύτερα της μιας ημέρας.
3. Έκδοση Δελτίου Συνόψεων - Υπογραφών Ημέρας (ΔΣΥΜ).

Υπάρχουν διαφορετικά είδη Φορολογικών Μηχανισμών;

Όχι, δεν υπάρχουν διαφορετικά είδη. Υπάρχουν όμως δύο τύπου λύσεις. Η λύση “τύπου Α” και η “τύπου Β”, οι οποίες αφορούν αποκλειστικά το λογισμικό του συστήματος μηχανογράφησης (ERP) με το οποίο καλούνται να συνδεθούν. Συνεπώς, η ίδια συσκευή (hardware) μπορεί να δεχτεί δύο διαφορετικούς Τύπους (software).

Λύση Τύπου Α

Η “Λύση Τύπου Α” είναι συμβατή με πληθώρα λογισμικών της αγοράς, οπότε αν το λογισμικό σας είναι παλιό ή αν επιθυμείτε να αλλάξετε λογισμικό, τότε ο Τύπος Α σας προσφέρει περισσότερες επιλογές αλλά και την δυνατότητα αλλαγής λογισμικού, χωρίς να πρέπει να αγοράσετε νέο φορολογικό μηχανισμό.

Λύση Τύπου Β

Σε αντίθεση με τον Τύπο Α, η Λύση Τύπου Β επικοινωνεί άμεσα με τον μηχανισμό σήμανσης, διασφαλίζοντας έτσι ταχύτητα και ασφάλεια στις κινήσεις σας. Επίσης σας δίνει την δυνατότητα να επανεκτυπώσετε ένα παραστατικό σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή θέλετε. Τέλος, ο Τύπος Β σας δίνει την δυνατότητα να κρατήσετε ένα ιστορικό των παραστατικών για κάθε στοιχείο που έχει εκδοθεί (δηλαδή την ημερομηνία και ώρα σήμανσης, την ψηφιακή υπογραφή κ.ο.κ.). Το μειονέκτημα του τύπου Β είναι πως αν επιθυμήσετε να αλλάξετε λογισμικό, τότε θα πρέπει να αλλάξετε και φορολογικό μηχανισμό, καθώς κάθε φορολογικός μηχανισμός Τύπου Β είναι συμβατός με ένα και μόνο λογισμικό.

Τελικά πώς επιλέγω;

Επειδή το σημαντικότερο κομμάτι για την επιλογή Φορολογικού Μηχανισμού, είναι η διασύνδεσή του και συνεπώς η επικοινωνία του με το λογισμικό που έχετε αγοράσει για την λειτουργία του PoS συστήματος της επιχείρησής σας, το ορθότερο είναι να επιλέξετε τον Φορολογικό Μηχανισμό που θα σας προτείνει η ίδια η εταιρεία από την οποία θα αγοράσετε το λογισμικό σας, ώστε να είστε σίγουροι πως Φορολογικός Μηχανισμός και Λογισμικό του συστήματος μηχανογράφησης (ERP) θα είναι συμβατά.